Door Geke Smit en Vivian Buers
Op een zonnige zaterdagochtend wandelen wij de bestuurskamer binnen waar Pien, Bart en Maarten al zijn. De sfeer is gemoedelijk, waarschijnlijk omdat er nog geen koffie was gezet, dat moet eerst gebeuren voordat we aan het interview gaan beginnen. De mannen van het bestuur zijn het er over eens dat ze hun koffie het liefst heel erg sterk drinken. Pien krijgt er af en toe hartkloppingen van. Tijdens het interview komen er af en toe mensen binnenlopen voor ergometers en tampons. Nu de sfeer er lekker in zit gaan we van start!
Nb. Dit interview was afgenomen voordat borrels weer doorgingen op Orca, daar tijdens dit interview dus ook niet over gepraat.
We steken maar meteen van wal met: waar zijn jullie het meest mee bezig day to day?
Er wordt veel tijd besteed aan beleidsplannen, dat komt omdat er op de vereniging de dagelijkse dingen niet doorgaan, zoals sjaars die komen vragen om van alles of het brak zijn vanwege leuke borrels of feesten. Een voorbeeld van een sterk uitgebreid beleidsplan is het nieuwe profplan, er wordt goed gekeken naar de huidige structuur en hoe het eventueel beter kan. Ook wordt er gekeken naar de profcoaches: wie worden het? Hoeveel moeten er zijn? Het is een verrassend voordeel van een bestuursjaar in coronatijd, hoe cru het ook is. Er wordt ook heel erg toegeleefd naar de ALV’s, het is erg fijn dat de ALV’s online kunnen plaatsvinden!
Ook al zijn er minder leden op de vereniging, er zijn toch altijd mensen met vragen. Bart vertelt ook dat ze werken met gelamineerde papieren om te laten weten waar het bestuur is en of je ze mag storen. Toen de eerste coronabesmetting was op Orca werd het briefje ‘alleen storen in geval van nood’. Al schijnt het dat mensen een heel ander concept hebben van ‘nood’, vertelt Pien. Er kwamen toen alsnog mensen binnenlopen voor een C4+ lampje.
Maarten kan zich nog wel een échte noodsituatie herinneren, eigenlijk de enige die ze echt hebben gehad. Twee Orcanen gingen een keer op een winderige dag skiffen, de heenweg ging nog wel goed maar op de terugweg zijn ze de veilinghaven in gedoken. Toen ze daar ronddobberden had iemand aangeboden om hen de kant op te trekken. Dus toen lagen de skiffs op de kant en werd het bestuur gebeld om hen te vertellen dat ze daar lagen en niet terug konden komen. Maarten en Muriël zijn er toen naar toe gefietst en hebben meteen besloten niét de skiffs van de veilinghaven terug naar Orca te tillen. Dit zou voor een gevaar op de weg hebben gezorgd en met de wind die er stond was het al helemaal een slecht idee. Uiteindelijk hebben Maarten en Muriel ze maar weer het water op gezet en gezegd onder het nom van ‘kijk maar hoe het gaat’. Toen ging de terugweg prima en ze zijn netjes terug naar Orca geroeid.
Wat een geweldig verhaal, maar terugkomend op de eerste coronabesmetting op Orca, hoe was dat?
Eerste keer een coronageval op Orca was een zeer stressvolle situatie, maar op den duur werd het routine. Bart vergeleek het bestuur met een soort GGD, iedere keer dat er een besmetting was moest er gekeken worden naar wie de nauwste contacten waren. Die moesten dan in zogenoemde ‘Orca quarantaine’ en testen na 5 dagen. De overige contacten van de besmette persoon, kregen een mailtje dat ze hun gezondheid goed in de gaten moesten houden. Het voorkomen van een brandhaard aan besmettingen was doel nummer 1! Dat scenario had zich afgespeeld bij Njord: zij moesten hun deuren sluiten, er mocht zelfs niet geroeid worden. Wij hadden bij het ontstaan van een brandhaard hetzelfde moeten doen.
Bart vertelt ook dat door de voorbeeldfunctie van het bestuur, hij zich nog verantwoordelijker is gaan voelen voor de vereniging en haar leden. Onbezorgd sporten en borrelen is er niet echt meer bij omdat ze altijd hun voelsprieten vol aan hebben staan om te zorgen dat de regels nageleefd worden. Om deze reden ziet het bestuur elkaar vooral in kleinere groepjes.
Het contrast met voorgaande besturen wordt nog aangestipt: voor corona was een bestuursjaar wel serieus maar ook ‘lang leve de lol’ en de tap om 3 uur al aan slingeren, wat voor het huidige bestuur in het begin ook nog kon. Nu zien zij elkaar voornamelijk in een zakelijke context, leuke dingen moeten echt gepland worden. Pien denk dat ze elkaar daardoor op een hele andere manier hebben leren kennen dan voorgaande besturen, misschien ook wel op een dieper level omdat je elkaar niet leert kennen op feestjes maar meer in samenwerkingsverband. Daar leer je elkaar kennen op hele andere manier waarbij je misschien eerder op serieuzere gesprekken komt. Bart vergelijkt het met collega’s, al proberen ze ook leuke dingen met elkaar blijven doen!
Goed om te horen dat jullie leuke dingen met elkaar blijven doen! Wij vroegen ons af: wat is jullie het meest bijgebleven van de afgelopen tijd?
Een van de meest emotionele momenten die Bart is bijgebleven was de laatste borrel voor de 2e lockdown. Het was nog niet bekend dat dit de laatste borrel zou zijn, er zou namelijk niks veranderen qua maatregelingen. Er werd ook gegrapt dat als de kantine dicht moest, dat het bestuur dan ging zuipen. Toen het bekend werd gemaakt dat de sportkantines dicht moesten, is iedereen bij zijn of haar rela weggegaan om naar de borrel te komen! Bart beschreef het als episch. Misschien kwam dat ook omdat hij nog uit de Schimmel heeft gedronken die avond. Draft kwam op den duur ook vragen of ‘adtje voor de sfeer’ ingezet mocht worden, dit mocht alleen als ze hun mondkap op zouden doen. Het mondkapje werd geregeld en zo geschiedde dat er 20 gasten met een mondkap op ‘adtje voor de sfeer’ gingen inzetten. Niet helemaal volgens de regels maar er is volgens Bart ‘wel gelachen’ om dronken onverstandigheid. De volgende ochtend zou er om half 10 vergaderd worden, een voorstel van de voorzitter himself. Hij kwam vervolgens een halfuur te laat met een brak hoofd.
Maarten benoemd dat hij de ALV’s erg leuk en bijzonder vindt dit jaar. Bij ALV’s van voorgaande jaren waren mensen minder betrokken en kwamen er ook minder opdagen dan bij de ALV’s van dit jaar. Ook is het heel gaaf om een keer aan de andere kant van de tafel te zitten, omdat je dan veel meer weet wat er speelt en de hele moeilijke vragen te kunnen beantwoorden. Ook hebben de ALV’s van dit jaar meer dan 30% hogere opkomst dan voorgaande jaren, dit wijdt het bestuur ook mede aan een goeie promo strategie.
Pien benoemd een negatief moment die haar is bijgebleven. Dit was de persconferentie waarbij de sportscholen dicht moesten, wat er voor zorgde dat er niet meer op Orca gesport mocht worden. Toen moesten de ergometers heel Utrecht rond gebracht worden, het scenario wat Pien juist heel graag wilde vermijden. Een positief moment was toen het bekend werd gemaakt dat er weer in meerpersoonsboten geroeid mocht worden. Het kwam een beetje onverwacht. Maar het is voortgekomen door een lobby vanuit verschillende sportkoepels. Een random hockeytrainer uit Leiden had een brief geschreven die, na publicatie, een grote vlucht nam. De KNVB heeft de brief herschreven met behulp van hun lobby team. Iedereen had zijn of haar handtekening onder gezet, en die is vervolgens naar het kabinet gegaan. Bart merkt op dat het lobbyen ook een van de dingen is die het bestuur veel doet op dagelijkse basis.
Dat zijn inderdaad een aantal memorabele momenten! Waar zijn jullie het meest trots op als je nu terugkijkt?
Hetgeen waar Pien het meest trots op is in het afgelopen jaar, is de samenwerking met de sportpsycholoog die in het begin van het jaar is vastgelegd. Dit is een samenwerking tussen een fysio, sport arts, diëtist en psycholoog. Doordat Orca die als preffered partner van aanbiedt willen zij geld inleggen zodat Orca sportpsychologische begeleiding kunnen geven aan wedstrijd- en clubploegen. Ze was hier voor haar bestuursjaar al mee bezig zodat het dit jaar echt van start kon gaan. Ze benoemd dit ook als heel gaaf, aangezien de meeste bestuurders hun beleid pas in uitwerking kunnen zien gaan na hun bestuursjaar. Er ligt nu een 3-jarig contract met een vast bedrag per jaar voor deze begeleiding. Pien denkt dat dit jaar wel uitwijst dat mentale begeleiding van groot belang is en dat het heel fijn is voor de roeier om te weten dat hier aandacht aan besteed wordt vanuit de vereniging.
Maarten is heel trots op werk dat hij niet perse zelf heeft verzet, want hij is heel erg trots op Marte Voorneveld die de site een ontzettende boost heeft gegeven. Dit in de vorm van een forum en zelfs een app! Het was ook Maartens doel om de hele communicatie en informatiestructuur van Orca te centraliseren i.p.v. de Facebook pagina en mailtjes, de site moest een veel prominentere plek krijgen Maartens inschatting was dat het binnen 2 jaar wel zou moeten lukken, maar Marte heeft het gedaan in ongeveer een maandje. Hulde! En nu wil Maarten het graag doorzetten. Het hielp ontzettend om een dag met de Webcie te zitten om samen te overleggen over wat we willen en wat allemaal kan. Samen zitten met groepen om elkaar uit te horen over hun visie op het beleidsplan en de vereniging, doet het bestuur bij ieder onderwerp waar andere mensen bij betrokken zijn Deze trend van meer inspraak voor leden en verhoogde transparantie was ook een groot onderdeel van hun beleidsplan.
Bart is het meest trots op het wedstrijdbeleid, hij geeft aan dat zijn hart daar natuurlijk ook het meest ligt. Er lagen 3 goede plannen en ze gaan allemaal lukken! Het is een hele mooie manier om als bestuur iets achter te laten. Hoe weet je zeker dat dit de tand des tijds kan doorstaan? Bart noemt het voorbeeld van hoe iedere Orcaan de donderdagborrel als vanzelfsprekend aanneemt maar het pas een jaar of 10 bestaat en dat dit het doel is dat hij voor zich heeft met de ideeën achter de plannen voor het wedstrijdbeleid.
Bart noemt ook dat hij hoopt dat na hun bestuursjaar dat de trend van meer inspraak vanuit de leden van de vereniging blijft en dat ze dat ook kunnen meegeven aan het volgende bestuur. Pien noemt ook nog de vernieuwing in het technisch kader als iets wat doorgezet kan worden door het volgende bestuur.
Dan zijn zeker mooie ambities! Hopelijk leest het KB mee. We hebben het nu over veel hoogtepunten gehad, maar wat missen jullie het meest tijdens dit corona jaar?
Het unanieme antwoord was het contact met de leden en een stampvolle kantine. Ook al wisten ze het voordat ze dit jaar in gingen, toch hadden ze stiekeme hoop dat het rond het nieuwe jaar al wel weer redelijk normaal zou zijn. Al moesten die verwachtingen snel worden bijgesteld toen de besmettingen weer op liepen. Het went ook dat er geen borrels zijn, en zoals eerder gezegd is het zilveren randje, of het voordeel van het nadeel, wel dat ze door de afwezigheid van borrels veel effectiever hebben kunnen werken aan hun beleidsplannen.
Bart merkt op dat van het grootste deel van wat het bestuur doet , de leden weinig van mee krijgen. Een voorbeeld hiervan is de lobby om wedstrijden op een manier nog door te kunnen laten gaan. Dit wordt pas bekend aan de leden als er een definitief plan ligt, maar het voorwerk gebeurd achter de schermen. Achter iedere beslissing zit maanden aan voorwerk waarvan de leden alleen het puntje van de ijsberg meekrijgen. Een voorbeeld is de BOSA ALV: hier kwam het plan van het bestuur op tafel waar ze al 2 maanden mee bezig waren, maar deze werd samen met het tegenvoorstel van tafel geveegd. Gelukkig was de teleurstelling niet te groot want dit is de inspraak die dit bestuur zo hoog in het vaandel heeft staan en ze gingen terug naar de tekentafel voor een nog beter plan, met de mening van de leden in hun achterhoofd.
Hun tip aan het volgende bestuur is om niet allemaal moties te presenteren tijdens hun eerste ALV maar om dat lekker later pas te doen. Dit probeerden zij namelijk wel maar het bracht alleen maar meer stress met zich mee en er was helaas geen enkele motie aangenomen. Ze blijven wel immer optimistisch!
Is het optimisme dat wij nu voelen, een doorlopend iets en helpen jullie elkaar daar ook bij?
Iedereen heeft wel eens zijn baal momentjes, na bijvoorbeeld een tegenvallende persconferentie. Maar overall zijn ze heel optimistisch en positief, zeker ook over hun beleidsplannen, waar ze nog steeds heel gemotiveerd over zijn. Ze zoeken elkaar ook vaak op om samen te komen, voor werken of voor eten om de spirits hoog te houden. Ze hebben erg veel aan elkaar (als je Titus even wegdenkt dan). Ze zijn soms een beetje hard tegen elkaar maar iedereen kan het goed hebben en ze hebben dezelfde humor. Pien vindt dat de balans tussen een zooitje ongeregeld zijn en serieus met de koppen bij elkaar zitten erg goed is binnen het bestuur.
Zou je het bestuursjaar nog steeds doen nu je weet hoe het is?
Unanieme ja! Bart doet een mooie uitspraak: ‘the only way is up toch?’
Wat is de grootste les die jullie hebben geleerd het afgelopen jaar
De grootste les was leren te schakelen, volgens Maarten. Na iedere persconferentie weer een ander plan schrijven en het weer over een andere boeg gooien. Bart is vaak met zijn neus op de feiten gedrukt en had vaak zelfreflectie momentjes. Pien heeft geleerd om het beste te halen uit de mogelijkheden die er liggen.
Zo goed om te horen dat jullie enthousiast en optimistisch blijven! Nu hebben we alle serieuze onderwerpen wel zo’n beetje gehad maar wij zijn nog wel benieuwd: wie is de papa of mama van de groep?
Astrid is de papa én de mama van de groep. Voor de mannen moet meer gezorgd worden vinden de mannen zelf. Titus neemt bijvoorbeeld nooit eten mee en krijgt waarschijnlijk aan het eind van het jaar een tikkie van 200 euro van Maarten voor alle bolletjes die hij van hem heeft gekregen. De vrouwen zijn over het algemeen het meest zorgzaam, maar de mannen hebben ook zo hun momentjes. De groep zorgt vooral voor Titus, het kindje van de groep. Pien vindt dat de mannen en vrouwen elkaar goed in balans houden.
Hebben jullie nog een laatste hartenkreet?
Het contact met de leden is ontzettend waardevol en geeft ook ontzettend veel energie. Onder aan de streep is het gevoel over dit jaar vooral positief. Bart: en ja, wat wil je nog meer? Pien: Roeien.
Spreek het bestuur dus vooral altijd aan! Vinden ze alleen maar leuk!